Tips Pimpin Rapat yang Efektif Agar Karier Cemerlang

JAKARTA, KOMPAS.com - Pernahkah Anda diminta untuk memimpin rapat kerja di kantor? Kemudian, timbul pertanyaan dalam diri apakah saya bisa memimpin rapat hari ini?

Jika hal ini pernah terjadi, dan Anda menerima untuk memimpin rapat, itu adalah suatu pembelajaran baru yang akan didapatkan tanpa harus takut kurang percaya diri ketika memimpin rapat.

Ingat bahwa tujuan rapat adalah menciptakan suasana yang kondusif dan efektif serta efisien.

Saat ada meeting di kantor, Anda yang terpilih untuk memimpin rapat sebenarnya memiliki kesempatan untuk menunjukkan diri yang penuh percaya diri ketika memimpin rapat.

Saat itu, rekan satu kantor juga akan bisa melihat bagaimana Anda mengelola tanggung jawab yang cukup besar tersebut.

Hal ini tentunya akan menjadi Investasi bagi karier kedepannya. Untuk menjadi seorang pemimpin rapat yang berkesan baik, Anda perlu mengetahui beberapa tipsnya. Simak ulasan di bawah ini.

1. Rapat Tidak Lebih Sejam

Suasana rapat memang identik dengan suasana formal. Namun, keluhan umum dari acara meeting ini adalah rasa bosan dan rasa kantuk yang terkadang cukup.

Seorang pemimpin rapat yang baik harus mampu menjalankan rapat secara efektif dan efisien dengan waktu yang cukup singkat.

Usahakan Anda memimpin rapat tidak lebih dari satu jam, tapi bahasannya lengkap. Mulai dari penjelasan tujuan bahasan, hingga mendengarkan opini dari peserta.

2. Berdiri saat Memimpin Rapat

Saat kita memimpin rapat dengan posisi berdiri, para peserta rapat akan lebih fokus pada kita dan pada pembahasan yang disampaikan, dibandingkan pemimpin rapat yang memilih untuk duduk di kursi rapat.

Hal ini dibuktikan berdasarkan penelitian American Psychological Association bahwa stand up meeting 34 persen lebih singkat dibandingkan yang hanya duduk di kursi saja.

3. Hindari Update Meeting

Sebaiknya, sebagai pemimpin rapat Anda menghindari update meeting yang hanya akan membuang waktu. Jika memang ada hal mendesak yang perlu untuk dilakukan meeting maka lakukan secara singkat saja.

4. Meeting Tidak Lebih dari Tujuh Orang

Idealnya, peserta rapat tidak boleh melebihi tujuh orang, sebab semakin besar jumlah peserta rapat yang mengikuti rapatnya, semakin banyak peserta yang sebenarnya tidak memberikan kontribusi langsung dan tidak berbicara. Hal ini terbukti, dan sudah diteliti oleh seorang professor dari Harvard Bussiness School, Axtell.

5. Membuat Agenda dan Tujuan Meeting

Sebelum melakukan meeting, sebaiknya Anda yang sudah ditunjuk untuk memimpin rapat, membuat agenda dan tujuan sebelum meeting di mulai. Hal ini perlu dilakukan untuk menjadikan rapat lebih tepat sasaran dan lebih efisien tentunya.

6. Gunakan Ruang Private Meeting

Jika Anda bekerja di perusahaan yang menyediakan fasilitas ruang private meeting, manfaatkan fasilitas tersebut. Acara meeting akan lebih kondusif jika didukung oleh teknologi pendukung, seperti proyektor atau fasilitas internet untuk menunjang meeting tersebut.

Tampil Percaya Diri

Memimpin sebuah rapat memerlukan kepercayaan diri yang tinggi, oleh sebab itu usahakan untuk tampil dengan percaya diri saat harus memimpin rapat. Dengan begitu, Anda akan tampil dengan maksimal dan rapat akan berjalan dengan lancar.