Jangan Sampai Salah, Ini 5 Etiket Menulis E-mail dalam Bekerja

KOMPAS.com - Aktivitas menulis surat elektronik alias e-mail pastilah tidak bisa dihilangkan dalam pekerjaan. Korespondensi melalui kanal digital ini sudah lumrah dilakukan dalam dunia profesional di seluruh dunia.

Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa dalam bekerja, Anda tidak bisa begitu saja menulis e-mail. Ada sejumlah etiket dalam menulis e-mail agar kredibilitas profesional Anda tetap terjaga. 

Dikutip dari Reader's Digest, Minggu (27/1/2019), berikut ini 5 etiket menulis e-mail dalam bekerja yang harus selalu Anda perhatikan.

1. Melayangkan jawaban
Sebuah studi menemukan bahwa rata-rata pengguna e-mail hanya membalas e-mail yang dikirim kepada mereka dengan persentase kurang dari 25 persen. Padahal, sudah sepatutnya Anda membalas e-mail, khususnya dari rekan kerja.

Komunikasi yang baik adalah keterampilan kerja yang amat penting. Oleh sebab itu, jika rekan kerja mengirim e-mail kepada Anda, layangkan jawaban yang cukup.

2. Isi kolom subyek
Ketika berkorespondensi menggunakan e-mail, jangan pernah biarkan kolom subyek tetap kosong. Jangan pula hanya menulis "Hai" atau "FYI (For Your Information/sekadar informasi) pada kolom subyek.

Berikan semacam kisi-kisi kepada penerima e-mail Anda. Sebuah survei menemukan, sekira 70 persen responden memandang bahwa tak memberi kisi-kisi tentang isi e-mail adalah hal yang tak patut.

Selain itu, karena lebih dari separuh isi e-mail dibaca melalui ponsel, maka pastikan kisi-kisinya jelas namun ringkas nan padat.

3. Jangan umbar kata "Penting"
Dalam etika mengirim e-mail, Anda tidak perlu menambahkan kata "Penting" dalam subyek maupun isi e-mail ketika faktanya tidak demikian. Simpan kata tersebut untuk e-mail yang benar-benar penting.

Hobi mengumbar kata "Penting" saat berkirim e-mail akan menimbulkan kesan negatif di antara kolega Anda. Mereka akan menganggap Anda haus perhatian.

4. Jangan gunakan "capslock"
Menggunakan fungsi huruf besar alias capslock memberikan kesan Anda berteriak. Penggunaan capslock dipandang tak masalah ketika Anda mengucapkan selamat atau menyemangati rekan kerja.

Namun, jangan terlalu "semangat" menggunakan fungsi seruan semacam itu. Gunakan satu tanda seru saja sebenarnya sudah cukup.

"Orang-orang kadang terbawa suasana. Akan tetapi, hasilnya bisa terlihat terlalu emosional atau tidak dewasa," jelas Barbara Pachter dalam bukunya yang berjudul The Essentials of Business Etiquette.

5. Jangan hiasi tulisan dengan warna
Dalam dunia profesional dan berkorespondensi menggunakan e-mail, jangan beri warna-warna pada tulisan Anda. Sebaiknya, jangan pula menggunakan jenis huruf yang tidak biasa atau terkesan imut.

Sebuah survei yang dilakukan oleh BuzzStream dan Fractl terhadap 1.200 orang, sekira 60 persen responden memandang jenis huruf yang tak umum dan warna serta ukuran huruf yang berbeda-beda dalam e-mail adalah hal yang tak bisa ditolerir.